כתיבת הודעה לעיתונות

אחד הכלים הבסיסיים ביותר בכל הקשור לפעילות יחסי ציבור בתחום קשרי העיתונות הוא ההודעה לעיתונות.
על מנת לקבל כיסוי עיתונאי מירבי ואיכותי, חשוב להשתמש בכלי זה בצורה נכונה: הן בצורת כתיבת ההודעה וזמן הוצאתה והן בהכוונתה לגורמים המתאימים וביצוע מעקב אחריה.

כיצד לכתוב הודעה לעיתונות ?

כאשר כותבים הודעה לעיתונות, חשוב להתייחס לטקסט כאל תוכן שיווקי ולא כטקסט פרסומי. על ההודעה להיראות כידיעה עיתונאית שאליה נילווים מידע ותוספות עד כמה שניתן ולכן אין להוסיף לה מחמאות וסופרלטיביים.
בתוך ההודעה ניתן לכלול ציטוטים, מידע סטטיסטי וכו'.

במקרים מסויימים חשוב להתאים את אופי ותוכן ההודעה בהתאם לאדם העומד לקבל אותה.

תוספות להודעה

לידיעה הנשלחת חשוב לצרף תמונות פרומו: תמונה של המוצר, האדם או לוגו החברה המוזכרים זה. לעיתים זמינות התמונה היא זו שתקבע האם הידיעה תתפרסם ומה יהיה גודלה. שיקולי זמינות התמונה לעיתים גוברים על אלו של חשיבות הידיעה.
במידה ומדובר במוצר צרכני פיזי, חשוב לצרף את המוצר להודעה.

לקראת ההפצה

כאשר עומדים להוציא הודעה לעיתונות, חשוב להחליט למי מוציאים אותה.
בכל מערכת תקשורת (עיתונות כתובה, אינטרנטית וטלוויזיונית / רדיופונית) ישנם מספר עיתונאים ועורכים היכולים להתאים לתחום בו עוסקת הידיעה. ניתן לשלוח את הידיעה למספר עיתונאים ועורכים מאותה המערכת וכמובן ממערכות שונות.

כאשר מדובר במשרד יחסי ציבור איכותי, קיימים קשרי עבודה רציפים בין היחצ"ן לבין העיתונאי / עורך.

זמני ההפצה

כאשר מפיצים הודעה לעיתונות שלה לא מצורף מוצר פיזי, חשוב להוציאה מוקדם בבוקר ובכך לאפשר לעיתונאים לטפל בה לפי הלו"ז שלהם. רצוי גם שההודעה, במידת האפשר, תצא בתחילת השבוע וכך לא תיגרר אל סוף השבוע בו חלק מהמדורים סגורים.

מובן שחגים, חופשות וכדומה יכולים גם הם להוות מכשול בעת הוצאת הידיעה ולכן יש לתכנן מבעוד מועד את הוצאתה.

במידה ומדובר בהוצאת ידיעה לה מצורף מוצר פיזי, לדוגמא סינגל מוסיקה, חשוב לבדוק מתי מתפרסמות הידיעות בתחום הספציפי כך שנאפשר להן את מירב הזמן לסקר את המוצר.

מעקב / פולו אפ

חלק חשוב ביותר בנושא הוצאת ההודעות היחצ"ניות הוא המעקב אחר הפצתן.
יש ליצור קשר עם העיתונאים הנמענים ולבדוק באם הם מעוניינים במידע נוסף, ראיון וכדומה. על השיחה עמם להיות עניינית ותמציתית.

הודעה שלא פורסמה

לעיתים משיקולים מסויימים (חוסר עניין, חוסר מקום) לא מתפרסמת ההודעה באמצעי התקשורת.
אסור להתעקש על כל הודעה מאחר והדבר עלול להוביל לתדמית שלילית בקרב העיתונאים. חשוב לזכור כי כאשר עוסקים בפעילות יחסי ציבור מדובר בנושא מתמשך, כך שניתן יהיה להזכיר בתמציתיות את הידיעה בהודעה הבאה שתצא לעיתונות.